Digitalisere dokumenter – en hurtigguide

Her gir vi deg våre beste tips til digitalisering, slik at du får mindre rot, sikrere og mer tilgjengelige filer og står godt rustet for en fremtid der vi bruker «mindre papir» heller enn å jobbe «papirløst».

Komme i gang

• Rydd i papirene dine – før du går i gang med digitaliseringen kan du spare tid og innsats ved å rydde i alle overflødige, utdaterte eller unødvendige papirer. Vær nådeløs: kommer du noen gang til å trenge den reiseregningen fra 1993

• Sats på mindre papir – ber du om å få dokumenter fra banker og andre serviceleverandører digitalt, mottar du også færre nye papirer som du må skanne og arkivere. Få leverandørene dine til å sende fakturaer og andre arbeidsdokumenter på e-post i stedet for å postlegge dem.

• Planlegg for digitalt - format er ikke den eneste forskjellen mellom arkivering digitalt og på papir – måten å organisere på må ofte endres. Tenk på hvordan du har arkivert papirdokumentene dine, og finn ut hvordan du kan forbedre dette når du digitaliserer dem. Det kan for eksempel være at du nå har papirdokumenter sortert i permer etter år, men at du digitalt foretrekker å ha dem ordnet etter kunde.

Organisere og styre det digitale arkiveringssystemet

• Strukturer undermappene – ved å bruke tid på å kartlegge det nye digitale arkiveringssystemet ditt unngår du å måtte flytte på ting underveis i digitaliseringen. Gi filene dine enhetlige navn og lag undermapper med tagger eller nøkkelord. Du finner kanskje ut at du vil dele dem inn etter måned, f.eks. Fakturaer>2019>Mai – eller at du vil opprette undermapper knyttet til arbeidsområdet ditt, f.eks. Kunde> Prosjekt >Fakturaer.

• Sikkerhetskopiering er avgjørende – benytter du deg av skylagring i digitaliseringen har du tilgang til filene dine hvor som helst, uten samme fare for å miste dem som med papirdokumenter eller fysisk sikkerhetskopiering

• Arkiver og få oversikt – å ha rot i de digitale filene kan være like frustrerende som å ha overfylte hyller med papirdokumenter. Hvis du ikke lenger har behov for prosjekter eller dokumenter, kan du legge hele mapper med tilhørende undermapper i et eget arkiv. Da fortsetter de å være tilgjengelige, samtidig som de er ute av veien.

Gjør digitalisering til en rutinesak

• Automatisk handling – skann alle viktige papirer etter hvert. Gjør dette til en ny vane som du forsterker ved hele tiden å digitalisere.

• Skann og resirkuler – kast fysiske dokumenter etter at de er skannet, med mindre det er helt nødvendig å beholde dem. Ved å resirkulere får du det ryddigere på hjemmekontoret, samtidig som det er bra for kloden.

• Vurder og forbedre metodene dine – hvis papirene begynner å hope seg opp igjen, må du ta en gjennomgang av fremgangsmåten din. Tenk gjennom hvorfor du ikke får skannet eller resirkulert med én gang, og finjuster arkiveringssystemet ditt.

Praktiske hensyn ved skanning

• Grunnleggende ved kjøp av skanner – tosidig skanning er viktig når du skal digitalisere store mengder dokumenter, og 300 dpi oppløsning gir gjerne tilstrekkelig skannekvalitet på hjemmekontoret, med mindre du skal skanne mange detaljerte lysbilder eller fotografier. Hvis du ligger etter med skanningen, kan en automatisk arkmater håndtere en hel papirbunke uten tilsyn

• Tenk på mobilitet og lagring – skannere fås i alle størrelser og formater. Noen, for eksempel Brother sine nyeste MDS-modeller, er beregnet for å være med overalt og passer dermed godt for feltarbeidere. Andre er beregnet for å oppbevares pent i en skuff, slik at hjemmekontoret holdes ryddig. Hvis det er dette som prioriteres, overgår Brother ADS2200 og ADS2700W dokumentskannere vekten sin i funksjonalitet.  

• Finn frem med OCR – med programvare for optisk tegngjenkjenning (OCR) ser du virkelig effekten av digitaliseringen. Skannet tekst blir redigerbar, og du kan raskt finne igjen filer på et senere tidspunkt ved å søke etter filens innhold i systemet ditt.

Konvertering av trykte dokumenter til digitale formater blir stadig viktigere etter hvert som digitaliseringens muligheter møtes av miljøkrav.
Så begynn gjerne i dag hvis du blir inspirert til å rydde i papirer som har samlet seg på hjemmekontoret!

For mer informasjon besøk Brother sine løsninger for skanning.