Brother sin «At Your Side»-guide til: Utskriftssikkerhet

Ifølge Quocircas Global Print Security Landscape-rapport er 11 % av alle sikkerhetshendelser utskriftsrelaterte – og 59 % av alle virksomheter opplevde minst ett utskriftsrelatert datatap i løpet av de siste 12 månedene.^1.

De fleste tar rett og slett enhetene og tilhørende funksjonalitet – for gitt. Dette forklarer sannsynligvis det faktum at utilsiktede handlinger fra interne brukere er den vanligste årsaken til et brudd på utskriftssikkerheten.^1.

Men bortsett fra dem som tar beslutninger om teknologi, er det ikke alle i virksomheten som er helt fortrolige med språket som brukes i forbindelse med utskriftssikkerhet. Forskning viser at sjargong ofte er synderen, og at nesten halvparten av alle små og mellomstore bedrifter mener det er altfor mye sjargong knyttet til skriversikkerhet – og over halvparten i Frankrike og Italia mener det samme!²

Her gir vi deg derfor våre 10 beste sjargong-knekkende forklaringer som du kan dele med brukerne dine.

1. Fastvare
– Hva er det?
Fastvare er programmet som installeres på skriveren din under produksjon.
– Hva gjør det?
Det er den innebygde programvaren som styrer funksjonene til skriveren.
– Hvorfor trenger du dette?
Fastvare er «hjernen» til skriveren – og regelmessige oppdateringer anbefales på det sterkeste for å fikse eventuelle feil, legge til nye funksjoner og opprettholde sikkerheten.

2. Kryptering
– Hva er det?
Kryptering er en sikkerhetsmetode der data omformes og bare kan leses av mottakere med den riktige «hemmelige koden» (også kalt krypteringsnøkkel).
– Hva gjør det?
Det sørger for å holde dataene private og beskytter dem under overføring ved å gjøre dem ekstremt vanskelig å lese av folk som ikke har de riktige tilgangrettighetene.
– Hvorfor trenger du dette?
Hvis du sender, mottar, lagrer eller skriver ut sensitive data, sørger kryptering for sikrere kommunikasjon.

3. TLS
– Hva er det?
Transport Layer Security er en sikkerhetsprotokoll som bruker algoritmer for å kryptere utskriftsdata under overføringen – ideelt som et forsvar mot skriverhacking og andre trusler som omfatter dokumentsikkerhet.
– Hva gjør den?
Den ivaretar personvernet og sikkerheten for data som deles på Internett.
– Hvorfor trenger du dette?
Hvis du har eksterne brukere eller skriver ut via skyen, beskytter TLS dataene mot skriverhacking, tukling og tyvtitting mens dataene er under overføring.

4. Protokoller
– Hva er det?
Et sett med regler eller prosedyrer som styrer utvekslingen av data mellom enheter som datamaskiner og skrivere.
– Hva gjør de?
De bestemmer hvilken type data som kan overføres, hvilke kommandoer som brukes til å sende og motta dataene, og måten disse dataene overføres og bekreftes på.
– Hvorfor trenger du dem?
Enheter fra forskjellige produsenter – eller forskjellige typer enheter (datamaskiner, skrivere, servere osv.) – må støtte de samme protokollene for å kunne kommunisere med hverandre. Ved å deaktivere ubrukte porter og protokoller, begrenser du antall måter enheten kan angripes på.

5. SFTP
– Hva er det?
Secure File Transfer Protocol (SFTP) er en protokoll for sikker overføring av store filer mellom enheter, vanligvis over nettet.
– Hva gjør det?
Det skaper en sikker, kryptert tilkobling for sending av skannede dokumenter fra enkelt- eller multifunksjonsskannere til deres destinasjoner.
– Hvorfor trenger du dette?
I motsetning til vanlige FTP-er gir SFTP deg det høyeste beskyttelsesnivået mot potensielle inngrep i data som overføres.

6. LDAP
– Hva er det?
Lightweight Directory Access Protocol er regelsettet som styrer delingen av informasjon om brukere, grupper og programmer.
– Hva gjør det?
Det bekrefter automatisk brukernavn og passord for flere typer utskrift, inkludert pull-utskrift, utskrift til e-post og gjesteutskrift.
– Hvorfor trenger du dette?
LDAP legger til enda et lag valideringssikkerhet, innbefattet begrensninger som hindrer brukere fra å velge passord som er lette å hacke.

7. Pen Test
– Hva er det?
En «penetrasjonstest» er et simulert angrep på datanettverket ditt for å vurdere sikkerheten til enhetene og programmene du bruker.
– Hva gjør den?
Den identifiserer eventuelle «svake punkt» i nettverket og datasystemene dine som potensielt kan utnyttes av cyberkriminelle.
– Hvorfor trenger du dette?
Informasjon hentet fra en Pen Test brukes til å utbedre sårbarheter, svakheter og forbedre sikkerheten til systemene dine for å beskytte mot potensielle angrep.

8. Pull Print
– Hva er det?
Handlingen med å "trekke" utskriftsjobber fra et sikkert sted for å skrive dem ut. For eksempel en sikker server eller fra enhetens internminne.
– Hva gjør det?
I stedet for å skrive ut umiddelbart, sørger det for at dokumenter du sender til utskrift ikke blir frigitt før du er klar til å hente dem.
– Hvorfor trenger jeg det?
20 prosent av utskriftsjobbene blir ikke hentet³. Ikke bare bruker dette overflødig papir, strøm og forbruksvarer, men det gjør også at konfidensielle dokumenter kan kan komme i hendene på uvedkommende. Pull Printing sørger for at du står ved skriveren når dokumentene skrives ut, noe som reduserer denne risikoen.

9. IP-blokkering
– Hva er det?
En sikkerhetsmetode som brukes av bedrifter der enheter kan settes opp til å bare akseptere tilkoblinger fra spesifikke IP-adresser som lenker til pålitelige maskiner, dette forhindrer tilgang til enheten over nettverket.
– Hva gjør det?
IP-blokkering forhindrer uautoriserte brukere i å få direkte tilgang til skriverne og dermed muligheten til å forbigå sikkerheten på utskriftsserveren din. Derfor vil bare autoriserte brukere beholde tilgangen.
– Hvorfor trenger jeg det?
Med dette hindrer du ikke bare at potensielt fiendtlige eller uautoriserte IP-adresser kobler seg til e-post-, utskrifts- eller Internett-servere, det er også nyttig hvis du ønsker å begrense overdreven eller uautorisert bruk av skriverne.

10. Sikker funksjonslås
– Hva er det?
Dette er en funksjon på betjeningspanelet som begrenser brukertilgang til skriverinnstillinger og visse funksjoner.
– Hva gjør den?
Funksjonen gir deg mulighet til å konfigurere passord for utvalgte brukere, kontrollere tilgang til skriverfunksjoner og til og med kontrollere kostnader ved å sette månedlige utskriftsgrenser.
– Hvorfor trenger jeg det?
Det forbedrer enhetens sikkerhetskrav ved å kontrollere hvem som har tilgang til visse funksjoner på enhetene dine.

I Brother er utskriftssikkerhet alltid høyt prioritert. Fordi lovgivningen knyttet til personvern og datasikkerhet blir stadig strengere vet vi at organisasjoner må finne flest mulig måter å beskytte dataene sine på. Brother tilbyr derfor alternativet PrintSmart Secure Pro – en dokumentsikkerhetsfunksjon som reduserer sikkerhetsrisikoen ved utskrift og hjelper deg med å overholde kravene i forbindelse med personvern og datasikkerhet.

Med denne funksjonen kan brukerne hente dokumenter fra en hvilken som helst skriver som er koblet til PrintSmart Secure Pro-serveren – men de må ha en PIN-kode eller en NFC-kortautentisering for å få startet utskriften. Sensitiv eller konfidensiell informasjon blir derfor ikke sett av andre enn tiltenkt mottaker og forblir privat.

Data- og dokumentsikkerhet er til sjuende og sist alles ansvar, og vi håper at vi ved å dele denne guiden bidrar til å gi den forståelsen som skal til for å oppnå økt utskriftssikkerhet i organisasjonen.

Denne «At Your Side»-guiden gir bare en rask veiledning for å forstå utskriftssikkerhet og hva det innebærer. Hvis du ønsker mer informasjon, kan du ta en titt på Brother sine sikkerhetsløsninger – eller sjekk bloggartiklene "3 måter å øke skriverens sikkerhet på" og "Sikkerhet - en stadig mer sammensatt utfordring".

_{1: Quocirca: “Global Print Security Landscape” -  2019}

^{2. Savanta: 'Future Proofing Your Business’ Market Research, June 2020}

^{3. Scribd: ‘’Quocirca Printer Pulse’, June 201}