Har du sikkerheten på plass? Slik sikrer du skriverne og dokumentene dine

Enten det handler om å miste tilgang til produksjonsdata på grunn av et angrep med løsepengevirus, eller om å få kundeopplysninger eller immaterielle eiendeler hacket og solgt på det mørke nettet, kan det få katastrofale konsekvenser for både omdømme og drift.

Skriversikkerhet ser imidlertid ut til å være, om ikke et glemt område, så i alle fall ikke noe IT-beslutningstakere har øverst på agendaen. Da analyseselskapet Quocirca spurte IT-beslutningstakere om potensiell sikkerhetsrisiko i 2022, var medarbeidernes hjemmeskrivere den femte vanligste sikkerhetshetsrisikoen, som ble angitt av 24 prosent av deltakerne. Sikkerheten til kontorskriverne ble rangert enda lavere og ble angitt av bare 21 prosent.

Og to tredjedeler av organisasjonene fortalte Quocirca at de hadde opplevd datatap på grunn av usikker utskriftspraksis. Den gjennomsnittlige kostnaden per sikkerhetsbrudd var 6,3 millioner kroner , i kombinasjon med andre ”ikke-kvantifiserbare” konsekvenser som tapt forretningskontinuitet og driftsforstyrrelser.

Faren er todelt. Tap av eller uautorisert spredning av et konfidensielt papirdokument kan i seg selv være katastrofalt. Og kontroversene mellom det amerikanske justisdepartementet og Donald Trump i spørsmålet om konfidensielle dokumenter hadde blitt fjernet fra Det hvite hus eller ikke, skaper gjerne overskrifter. Men en utskrift av en privat journal som havner på feil hender, kan få enorme konsekvenser for den berørte personen.

Samtidig utgjør utskrifts- og skanningsenhetene dine en sikkerhetsutfordring i seg selv. Den typiske moderne skriveren er gjerne en svært avansert databehandlingsenhet med innebygd lager og en rekke tilkoblingsmuligheter, som Ethernet, wifi Bluetooth og USB.

I oktober 2022 hevdet forskere ved Cybernews at de hadde kapret 28 000 usikrede skrivere, dette for å sette lys på farene. De brukte sin ”kontroll” over disse enhetene til å skrive ut en kort veiledning om skriversikkerhet. Samtidig påpekte de at personer med mindre hederlige motiver kunne ha fått tilgang til konfidensielle dokumenter i skriverminnet og hacket dem. Eller de kunne ha brukt de kaprede enhetene som et knutepunkt for ytterligere inntrenging i organisasjonens nettverk. 

Hold nettverkene sikre fra hackere

Hvordan tetter du så hullene og får skriversikkerheten på plass? For å kunne sikre nettverkene, enhetene og dokumentene dine er det nødvendig å innføre sikkerhet i tre lag. Trelagstilnærmingen går ut på å skape en effektiv plan for sikkerhetshåndtering og omfatter hele nettverket (dokumenter, enheter og nettverk) inkludert ytre enheter (brannmurer, rutere, nettservere, alt med offentlig tilgang), endepunkt som arbeidsstasjoner og alle enheter som er koblet til nettverket, inkludert mobiltelefoner.

Gode, generelle sikkerhetsrutiner for nettverket er avgjørende. Sannsynligvis overvåker du allerede uvanlig trafikk inn i, ut av og gjennom nettverket for å avdekke uvanlige mønstre. Men er du oppmerksom nok på trafikk til og fra skriverne dine og andre enheter for dokumenthåndtering?

Og hva med selve enhetene? Det er viktig å være klar over at eldre enheter kan ha usikker fastvare som er vanskelig å oppdatere, og at dette gjør dem utsatte for hackere.

Moderne enheter skal ha sikkerhetsfunksjoner, som porthåndtering og dokumentkryptering, beregnet for å hindre hackere i å få tilgang. Passordbeskyttelse og autentiseringsteknologi sikrer at bare berettigede brukere kan skrive ut og få tilgang til dokumentene. Men det er opp til deg å innføre disse funksjonene på riktig måte.

Du kan også ta skrittet videre og sikre at medarbeiderne må gå direkte til skriveren og låse opp dokumentet med PIN-kode eller kort før det skrives ut. Da unngår du faren for at andre får tak i dokumentet. 

Alt dette blir enklere å få til hvis du bruker en plattform for utskriftsstyring. Da kan du se hvem som gjør hva på nettverket og kan stille inn, håndheve og overvåke sikkerhetsrutiner og arbeidsflyter, helt ned til enkelte enheter og medarbeidere.

Du finner kanskje ut at det er lurt å jobbe med en partner innen Managed Print Services (MPS), som kan hjelpe deg med å vurdere sikkerhetssituasjonen din og effektivisere utskriftshåndteringen. Studien fra Quocirca viser at selskaper som jobber med MPS-leverandører var mer bevisste på sikkerhetsrisikoen.  De hadde også bedre oversikt over sikkerhetssituasjonen og syntes det var enklere å holde tritt med sikkerhetsutfordringer.

Det er lett å glemme hvor intelligente og avanserte skriverne dine og andre dokumentenheter virkelig er. Men du kan være sikker på at hackere og cyberkriminelle ikke gjør samme feil.