4 enkle måter å beskytte utskriftsdataene dine på

Servere gir tilgangsstyrt lagring. Datamaskiner, laptoper og nettbrett krypteres med passord.  Enkeltfiler eller databaser kan også ha et ekstra sikkerhetslag. Men hva skjer når sensitiv informasjon sendes til utskrift?

Når du har fått tilgang til konfidensielle dokumenter, sendes de til en skriver som ofte ikke er like sikker som resten av IT-nettverket ditt. Det er her de står i fare for å komme på avveie. Heldigvis finnes det noen enkle løsninger som kan hindre at informasjon havner i feil hender.

Begynn med å lese vår enkle 4-punkts veiledning til økt sikkerhet for utskriftsdokumentene dine:

1. Ha oversikt over utskriftene dine

Det første trinnet på veien mot sikrere utskrifter er å identifisere eventuell risiko som dataene dine er utsatt for. For å klare dette må du vite hvem som skriver ut hva og når. Her kan et verktøy for utskriftsstyring være til hjelp.

Det er et enkelt betjeningspanel som hjelper deg med å overvåke bruk og kostnader, slik at du har større kontroll. Dette gir deg et grunnlag til å lage rapporter, i tillegg til at det gir deg et revisjonsspor – som er viktig ved et eventuelt sikkerhetsbrudd, fordi du raskt kan identifisere hvilke data som har blitt skrevet ut og behandlet.

2.  Gi kun tilgang til autoriserte brukere

Hvor mange av oss har ikke sendt et dokument til utskrift, for så å gå rett over til en annen oppgave og glemme å hente utskriften fra skriveren? Dette er noe som lett kan skje.

Det antas at den gjennomsnittlige medarbeideren etterlater opptil 600 papirark i skriveren hvert år. Hvis det er konfidensiell informasjon på disse utskriftene, kan dataene komme til å bli plukket opp av feil person.

Be de ansatte om å bruke en PIN-kode eller et NFC-kort som skal trykkes mot skriveren for å låse den opp. Da begrenses faren for at sensitivt materiale kommer på avveie. Det reduserer også overflødige utskrifter. Dette er særlig nyttig i avdelinger som personal, juridisk og økonomi, der store mengder konfidensielle dokumenter behandles.

3. Lås ned ressurser

Avdelinger som behandler sensitiv informasjon regelmessig, bør ha enda strengere utskriftssikkerhet på plass.

På noen skrivere har du mulighet til å holde alle utskriftsfunksjoner låst til en autorisert bruker logger seg på. Du kan også angi egne tidsfrister for henting av dokumenter, og at skriveren skal slette dataene etter en gitt tidsperiode.

Fristen kan settes avhengig av behov, enten det er noen timer eller flere dager. For noen enheter kan du også bruke Microsofts Active Directory eller en LDAP-autentisert server til å styre hvem som skal ha (og ikke skal ha) tilgang til skriverne dine.

4. Sikre skannejobbene dine

Utskriftssikkerhetstiltakene dine burde ikke være begrenset til utskrevne dokumenter. Du kan også beskytte alle de skannede dokumentene dine som en PDF-fil med et PIN-passord, eller ved å bruke en SFTP-protokoll (Secure File Transfer Protocol). Skanning til SFTP sikrer 100 % beskyttelse av alle skannejobbene dine.

Med denne funksjonen sender du skannede data til deg selv eller en kunde som vanlig, men med et ekstra lag kryptering. Det betyr at informasjonen er trygg selv om uvedkommende skulle få tilgang til dataene eller de skannede dokumentene.

 

Les mer om hvordan vi kan hjelpe deg med å administrere skriverne dine og om våre forskjellige løsninger for utskriftssikkerhet som er tilgjengelige for virksomheten din.

¹ Brother UK whitepaper – The Hidden Cost of Printing