Kontorutskrifter: Hva har forandret seg? Tilbake til utskriftsbransjen. Noen personlige refleksjoner.

Etter noen år i den mer generelle IT-sektoren har jeg nå vendt tilbake til denne delen av bransjen ved å bli ansatt i Brother Nordics. Denne artikkelen inneholder noen personlige refleksjoner over hvor vi befinner oss i 2019, og jeg trekker linjene tilbake til begynnelsen av dette århundret.

Sammendrag

Da jeg vendte tilbake til dokumenthåndterings- og utskriftsbransjen, slo det meg at bransjen på mange måter ikke har endret seg stort. I motsetning til resten av IT-bransjen har det vært svært lite konsolidering. De fleste leverandørene som fantes på markedet på begynnelsen av 2000-tallet, er her fortsatt. Trass i vanskelige markedsforhold og et stadig mindre marked å konkurrere om, er noen av de viktigste tendensene og markedsdriverne like aktuelle i 2019 som de var tidlig i dette århundret:

• Vi er ikke engang i nærheten av å ha et papirløst kontor. Utskriftsvolumene er riktignok nå på vei nedover, men nye undersøkelser viser overraskende nok at millenniumsgenerasjonen forventer at papir fortsatt vil være viktig.

• Vi opplever en stadig økning innen Managed Print Services (utskrift som tjeneste), men vi har fortsatt et stort forbedringspotensial når det gjelder måten vi utvikler og leverer disse tjenestene på.

• Selv om vi kan dokumentere små utskriftsvolumer innen A3, investerer bedriftskunder fortsatt ofte i A3-enheter.

Det papirløse kontor

Rundt årtusenskiftet var det mye snakk om det såkalte ”papirløse kontor”. Papir som medium var på vei ut, og vi ville snart få en fullstendig digital arbeidsflyt. Men var det egentlig noe bevis for dette? Da jeg i 2013 forlot bransjen for en periode, var volumene på kontorutskrifter fortsatt på vei oppover. Da jeg vendte tilbake nå i 2019, så jeg at det hadde skjedd en tydelig endring. Kontorutskriftsvolumene er på vei ned, og i enkelte segmenter og områder skjer dette raskere enn i andre.

Men en uventet generasjonsmessig utvikling, som ble identifisert i forskning gjennomført av Quocirca, får meg likevel til å tvile.

Det ser nemlig ut til at trykksaker er kommet for å bli …

Selv om mange har antatt at yngre generasjoner med sine digitale vaner vil forårsake en nedgang i trykksaker, tyder forskningen på det motsatte. Millenniumsgenerasjonen forventer faktisk at trykksaker vil bli viktigere.

Quocircas undersøkelse viser at …

• 74 % av 18–34-åringer mener at trykksaker er viktige i dag.

• 77 % av 18–34-årige beslutningstakere i IT-bransjen forventer at trykksaker vil være viktige for virksomheten deres i 2025.

Dette står i skarp kontrast til svarene fra personer i aldersgruppen 45–54 år.

• 82 % i denne kategorien mener at trykksaker er viktige i dag, men bare 54 % tror de vil være viktige i 2025.

Denne nye trenden gjelder ikke bare i Europa. Den er også merkbar i USA.

Det er selvsagt millenniumsgenerasjonen (18–34 år) som vil utgjøre over 75 % av arbeidsstyrken i 2025. Ikke bare vil det være flest av dem, de vil også innta styrerommene.

Tyder så denne forskningen på at trykksaker faktisk ikke vil ha mindre betydning i fremtidens enda smartere, mer virtuelle, tilkoblede økosystemer på jobb?

Papir har overlevd innføringen av digital kommunikasjon, internett og en stadig mer mobil arbeidsplass. Skal vi tro representantene for millenniumsgenerasjonen som Quocirca intervjuet, vil papiret overleve også når arbeidsplassen blir stadig mer virtuell.

Overgangen til tjenester: Managed Print Services

I stor grad følger trendene og endringene i utskriftsbransjen samme mønster som resten av IT-bransjen. Et eksempel på dette er overgangen til utskrift som tjeneste. Tidlig i dette århundret dukket Managed Print Services opp. Etter mitt syn var det tre typer aktører som drev frem denne utviklingen:

1.    leverandører som opplevde press om økte marginer
2.    kunder med stadig større appetitt på løsninger og tjenester
3.    et sterkt analytikerfellesskap som identifiserte dette området som en gyllen mulighet for produktivitetsforbedringer, konsolidering og betydelige kostnadsbesparelser

Blant annet bidro Gartner Group til dette med den legendariske rapporten ”Rightsizing Output Fleets: The Hidden Gold Mine”. I denne rapporten fastslo de at utskriftsutstyr kan koste en organisasjon 1–3 % av de årlige inntektene, og at man ved å justere utstyrsparken til riktig størrelse kunne oppnå besparelser på opptil 30 %.

På dette området har jeg sett mange endringer. I mange kundesegmenter og markedsvertikaler har Managed Print Services blitt det vanlige. Men jeg mener at det fortsatt er massevis av rom for forbedring.

For det første har det, delvis på grunn av en tilnærming mellom kopierings- og utskriftsteknologi, foregått en betydelig konsolidering av utstyr. Jeg er imidlertid ikke overbevist om at det har ført til en optimal utstyrspark. Jeg skal komme tilbake til hvorfor.

For det andre må vi forstå at synlige, direkte kostnader (maskinvare, forbruksvarer og vedlikehold) utgjør en liten del av den totale eierkostnaden. Bare 10 %, ifølge Gartner Group. Administrasjon, sluttbrukertid og produktivitet utgjør til sammen mye mer. Å finne en balanse og treffe riktig også med hensyn til medarbeidere, prosess og administrasjon er avgjørende for å realisere hele potensialet.

Et mysterium:  A3 vs A4

Dette er kanskje det mest overraskende. Tidlig på 2000-tallet gjennomførte vi en undersøkelse blant kunder og fant ut at volumene for A3-utskrift var lave. I mange tilfeller var det bare snakk om noen få prosent. I 2019 er det fortsatt tilfellet. Mange kunder har nå et A3-volum på rundt 1 %. Men når jeg besøker kunder og leser nye anbudsinnbydelser, er det fremdeles stor etterspørsel etter A3-enheter med alle funksjoner. Hvorfor er det fortsatt slik?

Det lurer jeg på, og det samme gjør kollegaene mine og andre fagfolk i bransjen. Men jeg har noen tanker om hva som kan ligge bak denne merkelige tendensen.

Først og fremst er det bransjen selv som har skapt denne utviklingen. I forhandlerkanalen har det tradisjonelt vært mye fokus på A3. Det skyldes at kopimaskinforhandlernes forretningsmodell i stor grad er basert på marginer knyttet til høyere maskinvarepriser og langsiktige servicekontrakter. Derfor har selgerne hatt insentiv til å selge dyrere A3-enheter.

Salgsargumentet har ofte vært at de gir en lav pris per side. Dette er delvis sant. Det betyr imidlertid også at man må konsolidere mange sider på hver enhet for å kompensere for at prisen på selve enheten ofte er mye høyere enn på alternative A4-enheter. Dette vil etter min mening føre til et par mindre gunstige scenarioer.

Å samle nok volum på hver enkelt enhet til at man oppnår en gunstig totalkostnad, vil kreve få enheter per bruker, noe som i sin tur påvirker produktiviteten negativt. I virkeligheten er det mange kunder som ikke kan leve med dette produktivitetstapet. Derfor har det ikke skjedd nok konsolidering, og besparelsene er ikke realisert.
Det er imidlertid håp.

Vi ser nå at enkelte kunder finner en bedre balanse og med fordel ruller ut et miljø der den tekniske funksjonaliteten er bedre tilpasset til utskriftsvolumene og fordelingen mellom ulike papirformater. Det skjer også endringer på leverandørsiden. Produktutvalget og -kombinasjonene går i retning av stadig flere A4-konfigurasjoner. Gap Intelligence publiserte nylig en artikkel som handler om noen av disse endringene (https://www.gapintelligence.com/blog/2018/why-bigger-a3-is-changing-to-better-a4-when-choosing-a-mfp).

Til syvende og sist handler det om prosess og om hvor flinke vi er til å forstå kundenes behov og atferd. Bruker vi mer tid på å forsikre oss om at vi forstår kundenes krav og forretningsbehov, vil det føre til at utstyrsparken får en annen oppbygning.

Konklusjon

Selv om behovet for utskrift av visse typer dokumenter unektelig vil avta innen 2025, forventer man ikke at det papirløse kontoret vil ta helt over, men at papir vil bli brukt i mindre grad.

Millenniumsgenerasjonen tror at de fortsatt vil være avhengige av trykksaker, men regner også med at digitalisering og mobilitet vil bli viktigere. Derfor trenger de verktøy som gjør det mulig å arbeide produktivt i både papirbaserte og digitale miljøer.

Det skjer mye positivt, og hvis vi fortsetter å utvikle strategier, tilnærminger og funksjoner, er det fortsatt store muligheter for forbedring.

Quocirca: Print 2025
Gap Intelligence: Why Bigger (A3) Is Changing to Better (A4) when Choosing a MFP?