Hvorfor virksomheter går bort fra A3-utskrift

Og dette er tiden for effektivitet. Verden er midt i en økonomisk krise med trusler knyttet til miljø og samfunn, et usikkert geopolitisk landskap og ikke minst den ustoppelige digitale transformasjonen som påvirker alle bransjer. Virksomheter som tidligere har sett etter effektivt og prisgunstig utstyr, må nå i tillegg vurdere bærekraft, medarbeidernes velvære og det nye og endrede landskapet de står overfor, for å sikre at de implementerte løsningene tåler tidens tann, og for å sikre at virksomheten deres fortsetter å være produktiv og lønnsom.

Kontorer som vi kjente dem har endret seg, og det har medført rasjonalisering av kontorlokalene og det tekniske utstyret som ble brukt i dem. De er ikke lenger sentrale arbeidsplasser der alle medarbeidere samles fem dager i uken. I stedet er en mer desentralisert tilnærming i ferd med å få fotfeste. Medarbeidere forventer seg fleksible arbeidstider eller til og med hjemmekontor på fulltid. Og når de jobber fra eget hjem, blir det mindre behov for både fysiske arbeidsplasser og tilgang på teknologisk utstyr på virksomhetens hovedkontor. Dette har ført til at medarbeidere bruker mindre og mer tilpassede skrivere der de måtte befinne seg.

Og fordi måten vi jobber på også har endret seg – vi jobber nå i mindre, geografisk spredte grupper – må behovene knyttet til utskrift og skanning optimaliseres for å kunne yte best mulig både når det gjelder plassering og kvalitet.

Laser- og multifunksjonsskrivere – små og effektive

Stor betyr ikke nødvendigvis bedre, som vi har nevnt over. Hvorfor fortsetter virksomheter da å bruke sentralisert utstyr beregnet for mange brukere, når kontorene er tommere og medarbeiderne er spredt på forskjellige steder? 

Store, sentraliserte enheter fungerer godt når utskriftsvolumene er høyere og kontorene er fulle. De totale eierkostnadene (TCO) var gunstige tidligere, men nå som utskriftsvolumene har gått ned i de fleste organisasjoner, er det mer kostnadseffektivt å investere i kompakte A4-maskiner – det vanligste for både utskrift og skanning – selv om kostnaden per side ikke er like lav. Disse små og mer effektive maskinene er mye nærmere den enkelte medarbeideren, uansett hvor vedkommende er, og kan oppfylle de daglige behovene dine for utskrift og skanning med høy kvalitet og energieffektivitet i en liten, prisgunstig størrelse.

Fremtidens skrivere

Av de tre hovedområdene virksomheter planlegger å investere i de neste årene, ifølge en studie fra Savanta, er to av dem knyttet til teknologi: Det er henholdsvis maskinvare og programvare. Og her forventes det at skriverkostnader blir en av de mest berørte postene i den nye budsjettorganisasjonen.

Selv om utskriftsbehovene på dagens kontor går ned, er det et behov for å ha et tilstrekkelig sett med skrivere. Kanskje ikke like mye for å skrive ut i store volumer som for noen år tilbake, men heller for avanserte funksjoner som skanning og digitalisering av viktige dokumenter. Dette skaper ikke bare mer strømlinjeformede prosesser, men bidrar også til sikkerheten med tanke på at flere og flere medarbeidere jobber hjemmefra.

Det er også viktig å nevne cybersikkerheten og huske at sikkerheten må være på plass uansett hvor man jobber. Skriveren er fortsatt en IoT-enhet (Internet of Things) som er koblet til via et privat nettverk eller wi-fi og ikke nødvendigvis er sikker. Den kan derfor bli et forholdsvis enkelt inngangspunkt for en dreven hacker. Konfidensiell informasjon går ofte via skrivere, og disse kan også utsettes for tyveri eller sikkerhetsbrudd. Med flere skrivere på det desentraliserte kontoret og hjemmekontoret følger det en økt risiko som virksomhetene bør være oppmerksomme på.

Skriverne bør derfor behandles på samme måte som bærbare PC-er og styres av virksomhetens IT-nettverk, slik at de kan overvåkes og vedlikeholdes på samme måte. Dette bidrar ikke bare til at de er sikre, men sikrer også at IT-team kan overvåke bruken, kontrollere kostnader og tilby støtte ved behov. IT-team skal også sørge for at medarbeiderne har det utstyret de trenger for å kunne jobbe uansett hvor de er. Og i denne tiden med hybridarbeid viser det seg tydelig at de multifunksjonelle A4-maskinene er den beste løsningen. Salget tyder også på dette. Med pandemien falt salget av A3-enheter raskt, men ifølge markedsanalyseselskapet GfK har det vært en jevn vekst i salget av utskriftsutstyr etter utbruddet, noe som nettopp er årsaken til dette behovet for tilpasning.

Virksomheter vet at de må utstyre medarbeiderne sine med riktig verktøy, og det må de gjøre på en fleksibel, kostnadstilpasset og sikker måte. Det er virkelig tid for effektivitet.

Hvis du lurer på om du fortsatt trenger en A3-skriver i virksomheten din, kontakt en av våre eksperter som kan hjelpe deg, eller du kan lese mer om hvordan desentralisering kan fremme virksomheten din her.

^{1 kilde: Savanta, Business Tracker – Wave 1 (October 2020) – 1,001 UK businesses}