Trenger virksomheter fortsatt store og plasskrevende A3-kopimaskiner?

Hendelsene i de siste årene har medført hjemmekontor og fleksibilitet, og med dette et behov for å tenke gjennom kontorarealene og måten vi bruker dem på. Ifølge en rapport fra Savanta¹ hadde 70 % av alle mellomstore og store virksomheter allerede planlagt å redusere de fysiske kontorarealene sine innen utgangen av 2020.

Overgangen til hybridarbeid betyr at medarbeidere har et valg og kan jobbe hjemmefra, på kontoret eller i et kontorfellesskap nærmere hjemmet. Det forventes derfor at virksomhetene reduserer kontorarealene sine og i stedet investerer i mindre satellittkontorplasser som er strategisk plassert nærmere der medarbeiderne bor, eller de kan rett og slett la medarbeiderne jobbe hjemmefra.

Store hovedkontor, enten de ligger i forretningssenteret eller i utkanten av byen, kommer derfor gradvis til å bli mer symbolske enn funksjonelle – en kulturell og strategisk base for selskapet heller enn et sted der medarbeiderne møter opp hver arbeidsdag. Alt dette krever selvsagt at de nødvendige teknologiske ressursene er på plass, slik at oppgaven kan utføres effektivt og sikkert.

Skriv ut bedre og bli mer effektiv

Tradisjonelt har virksomheter hver dag skrevet ut alt fra plakater og etiketter til en mengde dokumenter, inkludert fakturaer, lønnslipper, presentasjoner og lister, fra store multifunksjonsskrivere og kopimaskiner som har kunnet håndtere ulike formater. I dag brukes disse maskinene i liten grad, fordi teamene som brukte dem arbeider fra forskjellige steder og velger digitale eller mer praktiske løsninger.

Formatet på møter er også endret. Mange av disse gjennomføres nå via videosamtale (et format som har hengt igjen fra de siste årenes hendelser, og som ser ut til å ha fått rotfeste). Andre benytter seg av et blandet format der noen medarbeidere er på kontoret, mens andre kobler seg til virtuelt. Bruken av dokumentasjon, som regel på papir, er fortsatt like omfattende, uavhengig av møteformat. Medarbeiderne må fortsatt håndtere og dele trykte dokumenter som et viktig hjelpemiddel for beslutningstaking, enten på kontoret eller hjemme, for å kunne følge med på møter og dele informasjon eller som grunnlag for diskusjon.

Samtidig er skanning, som var en viktig kontorfunksjon fra før, nå avgjørende for å kunne dele trykt informasjon og gjøre den tilgjengelig både på kontoret og hjemme, og for å sørge for sikker dokumentdeling mellom kollegaer, partnere og leverandører. Det virker derfor mer relevant enn noensinne å velge mindre og mer effektive skrivere med skanningsfunksjoner.

Og når vi er inne på dette må vi heller ikke glemme bærekraft, som får verden og virksomhetene til å velge mer energieffektive løsninger som også innbefatter mindre papir.

Men det betyr ikke at utskriftene ikke trengs lenger. Det viser heller at måten vi skriver ut på har endret seg, og at virksomheter må finne ut hva de trenger for å strømlinjeforme løsningene sine. Trenden er tydelig: Virksomhetene må rasjonalisere utstyret sitt, resirkulere og erstatte store og gamle skrivere og kopimaskiner som ikke lenger er i bruk eller brukes for lite. Samtidig må medarbeiderne få tilgang til verktøyene de trenger for å kunne utføre arbeidet sitt trygt og effektivt.

Trenger virksomheten din store A3-kopimaskiner? Profesjonelle blekkskrivere eller mindre laserskrivere kan være en bedre løsning

Det som er sikkert er at store, sentraliserte arealer kanskje ikke er det mest effektive for den nye normalen. De fleste virksomheter som bruker plasskrevende A3-kopimaskiner, skriver faktisk ut svært lite i dette formatet, selv om det i sin tid kanskje var den mest økonomiske løsningen for hele kontoret, og selv om kostnaden per side fortsatt er lav med en slik løsning.  På de fleste kontorer har utskriftsvolumet uansett gått sterkt ned (ikke nødvendigvis i hele virksomheten, med mindre og mer spredte team), og investeringen i A3-utstyr må revurderes med tanke på de nye behovene i virksomheten.

Tiden er inne for å vurdere de eksisterende maskinene med tanke på teknologi og utskrift, for å finne ut om de fortsatt oppfyller behovet til de ulike arbeidsgruppene. Og like viktig er det å tenke på at mindre, moderne enheter kan være mye mer energieffektive. 

Det vil uansett alltid være bransjer der størrelse er avgjørende – for eksempel på arkitekt- og designkontorer. Men selv for disse, som også tilpasser seg nye måter å arbeide på og nye digitale formater, er tiden kanskje inne for å revurdere de plasskrevende A3-maskinene og heller investere i en multifunksjon laserskriver fra Brother. De som skriver ut mindre volumer i A3 kan alltid stole på blekkskriverne fra Brother, med ulike kapasiteter og formater, som en svært effektiv og økonomisk løsning.

Bedre liten og effektiv enn stor og kraftig... det gjelder nesten alltid. Nøkkelen er å tenke nytt og optimalisere. Brother sin park av forretningsskrivere med skanning, kopiering og utskrift tilbyr en økonomisk, effektiv og mer bærekraftig løsning som ivaretar behovene til alle på kontoret i en og samme maskin. Kombiner disse skriverne med en Brother MPS-løsning og bli så kostnadseffektiv og bærekraftig som mulig. 

Finn ut mer om hvorfor virksomheter går bort fra store A3-kopimaskiner.

^{1 Kilde: Savanta, Business Tracker – Wave 1 (October 2020) – 1,001 UK businesses}