Lagt til handlekurv
  1. Hjem Brother
  2. Blogg
  3. Effektivitet
  4. 2022
  5. Effektivisere IT-innkjøp i en verden der fjernarbeid er normalen
Et hjemmekontormiljø med skrivebord, permer, datamaskin, kontorlampe og en grønnplante

Effektivisere IT-innkjøp i en verden der fjernarbeid er normalen

I de siste to årene har måten å arbeide på endret seg dramatisk. Den digitale transformasjonen har skutt fart, nye arbeidsprosesser har blitt innført, og vi har alle måttet navigere i et nytt forretningslandskap. 


For å forsøke å forstå endringene har vi gjennomført en studie der vi har spurt små og mellomstore bedrifter over hele Europa om deres erfaring med fjernarbeid før og under pandemien.

Før pandemien jobbet 58 % av deltakerne fulltid på kontoret, og 36,5 % jobbet enten hybrid eller bare hjemmefra, ifølge studien. Pandemien endret dette landskapet betydelig. Nå jobber bare 21 % fra kontoret, og antallet som jobber enten fulltid hjemmefra eller i en kombinasjon av kontorarbeid og fjernarbeid er fordoblet til 73 %.

Denne nye tilværelsen med hybridarbeid skaper hodebry for innkjøpssjefene. Hvem har ansvaret for å anskaffe, kjøpe inn, håndtere og vedlikeholde utstyret som folk trenger for å utføre jobbene sine på en effektiv og produktiv måte? 

 

Hvem har ansvar for IT-innkjøp?


EUs rammeavtale om fjernarbeid er ikke særlig klar på dette punktet. Den sier at arbeidstakerne er ansvarlige for å skaffe, installere og vedlikeholde utstyr – med mindre medarbeiderne bruker sitt eget utstyr.

Studien vår viser at over 80 % av arbeidstakerne i hele Europa mener det er arbeidsgiverens ansvar å utstyre dem med skriver eller skanner til hjemmekontoret. Men færre enn 25 % av deltakerne hadde fått noe av dette fra arbeidsgiveren.

Tre fjerdedeler av arbeidstakerne som jobbet hjemmefra oppgav at de brukte en skriver de hadde kjøpt selv, enten før eller under pandemien – og nesten 60 % brukte sin egen skanner. 

Bedriftene må dermed sette sin lit til et broket utvalg av utstyr som er kjøpt inn – ofte i all hast for å holde hjulene i sving – utenfor bedriftens innkjøpspolicy. 

 

Håndtere innkjøp av utstyr


Når innkjøp av utstyr blir en utgift som pålegges hjemmekontoret, er det alltid en fare for at noen går for det rimeligste alternativet som er nødvendig for å få jobben gjort. Men det vil også være en rekke arbeidstakere – både hjemme og på kontoret – som bruker utstyr innkjøpt via ordinære kanaler for IT-innkjøp.

I lys av dette kan det faktum at noen maskiner passer bedre til oppgaven enn andre, skape et skille i ytelse både når det gjelder utstyr og medarbeidere. 

Når de som jobber hjemmefra skaffer seg utstyr utenfor innkjøpspolicyen, hvem skal da stå for kostnadene og holde oversikt over utskriftsvolumer og forbruksvarer? Desentraliserte innkjøp av maskiner og forbruksvarer ved fjernarbeid øker ikke bare den administrative byrden for bedriften, men medfører også kostnader/risiko knyttet til feil på eller vedlikehold av utstyr. 

Hvordan kan så bedriftene effektivisere innkjøpsprosessen?


En mann sitter på hjemmekontor og printer dokumenter på en Brother skriver

Ta kontroll over IT-innkjøpene


Bedriftene må nå vurdere grundig hvilket utstyr teamet deres bruker, og finne ut hvordan innkjøpspolicyen skal innlemmes i beslutninger om utstyr for alle medarbeidere, uavhengig av sted. Dette blir spesielt vanskelig å håndtere når medarbeiderne bruker et variert utvalg av egne maskiner. 

For å unngå fallgruvene som følger med at personale bruker sitt eget utstyr, anbefaler vi en strategisk innkjøpspolicy som gjør det mulig å installere, overvåke og håndtere alle enhetene eksternt. Men bli ikke bekymret selv om tanken på å desentralisere prosessene for dokumentstyring høres skummel og vanskelig ut – det finnes en løsning.

Managed Print Services gjør IT-innkjøp enklere


Det har nå blitt enklere og mer kostnadseffektivt å kjøpe inn utstyr på tvers av steder, ved hjelp av Managed Print Services (MPS).

I stedet for å prøve å håndtere budsjetter og ressurser på tvers av steder og et broket utvalg av utstyr, sørger MPS for enhetlighet og transparens ved å overvåke hver enkelt skriver i utstyrsparken, uavhengig av plassering, og optimalisere utskriftsinfrastrukturen slik at den gir best mulig verdi.

I tillegg reduserer MPS utgiftene knyttet til å arbeide hjemmefra – ved å svare på automatiske varsler om forbruksvarer og sende ut blekk-kassetter etter behov – enten det er til kontoret eller direkte til enkeltpersoner hjemme.

Hvis du vil vite mer om hvordan Managed Print Services fra Brother kan hjelpe deg med å få større kontroll over innkjøp, levering, håndtering, vedlikehold og kostnader i forbindelse med utstyret ditt – og gjøre det enklere for bedriften din å trives i en verden med hybridarbeid – kan du undersøke våre MPS-løsninger.
 

 

Kilder:
Brothers New Normal Survey – november 2021: et utvalg av 936 små og mellomstore bedrifter i hele Europa
Det europeiske byrå for helse og sikkerhet på arbeidsplassen: «Regulating telework in a post-COVID-19 Europe» – 2021
Det europeiske byrå for helse og sikkerhet på arbeidsplassen – «Teleworking during the COVID-19 pandemic: risks and prevention strategies», februar 2021
Garrigues: «EUROPEAN EMPLOYMENT LAW UPDATE - FLEXIBILITY AND TELEWORKING - 2021 edition»

 

Mer fra Effektivitet

Du vil kanskje også like

Tilbake til toppen