Økonomien er svært uforutsigbar. Det trenger ikke skriverkostnadene dine å være

Kraftig inflasjon har snudd opp ned på oppfatningen om at teknologiske produkter og tjenester sjelden går opp i pris, og at de i så fall gir mer verdi for pengene.

Forretningsledere forbereder seg på konjunkturnedgang i 2023. I august 2022 spådde analysefirmaet IDC at investeringen i informasjons- og kommunikasjonsteknologi i Europa ville fortsette å vokse med 4 prosent i år, selv om det i juli advarte om at et alternativt ”resesjonsscenario” kunne gi en beskjeden nedgang. Samtidig betyr mangelen på kompetanse at mange IT-ledere sliter med å fylle ledige stillinger, og at teamene deres er overbelastet.

Alt dette får tydelige konsekvenser for driften av skriverne og skannerne i virksomheten, og kostnadene kommer garantert til å havne under lupen.

Ifølge IDC har små og mellomstore virksomheter ofte ikke reserver som hjelper dem gjennom vanskelige økonomiske tider, så det er viktig for dem å bruke teknologi på en smart måte og sikte mot effektivitet, kostnadsbesparelser, produktivitet og automatisering – og det raskt – for å ri av dagens økonomiske storm. Små og mellomstore virksomheter bruker også skyteknologi i mindre omfang og er mer avhengige av fysisk IT, inkludert skrivere, noe som gjør dem sårbare for svakheter.

Hvordan kan virksomheter bli mer kostnadseffektive når det gjelder utskrift, kopiering og skanning?

Tid for å analysere utskriftskostnader

Dokumentutskrifter vil uten tvil fortsette å være sentrale for de aller fleste selskaper, og dette kommer sannsynligvis ikke til å endre seg med det første. 

Men du bør likevel spørre deg om skriverne, skannerne og kopimaskinene dine arbeider så kostnadseffektivt og optimalt som mulig for de enkelte brukerne og for organisasjonen som helhet.

Det er viktig å se alle kostnader knyttet til dokumentutskrift og ikke bare innkjøpskostnaden for infrastrukturen, for eksempel forbruksvarer som blekk eller toner. Denne kunnskapen kan brukes til å styre brukere mot mer kostnadseffektiv atferd, der de for eksempel bruker dobbeltsidig utskrift eller utkastkvalitet.

Spørsmålet er om maskinvaren din er så effektiv som den kunne være. Eldre enheter gir deg kanskje ikke den informasjonen du trenger til effektiv planlegging og håndtering, og brukerne dine får kanskje ikke tilgang til alle nødvendige funksjoner, samtidig som de sløser med ressurser som strøm og forbruksvarer. 

Det kan derfor lønne seg å bytte ut ineffektive enheter som er vanskelige å integrere, med moderne, kostnadseffektive skrivere og skannere som både er enkle å integrere og gir brukerne alle funksjonene de trenger.

Fra data til strategi

Dette betyr at du kan innta en mer strategisk tilnærming til kostnadsstyring og -effektivitet, enten det innebærer å flytte enheter for å sikre mer effektiv bruk, automatisere bestilling av forbruksvarer eller sette lys på sløseri, som unødvendige fargeutskrifter eller høykvalitetsutskrifter. 

Ideelt sett blir du i stand til å overvåke tilstanden til utstyret ditt, slik at du kan forutse og planlegge vedlikehold eller optimalisering. Det betyr at du unngår mer alvorlige problemer senere og sikrer at skriverenhetene dine alltid fungerer optimalt.

De fleste bedrifter vil bli rammet av økonomisk motvind i løpet av de kommende månedene. Men ved å ta tak i skriverstrategien din nå, kan du i alle fall gjøre en del av din verden sikrere. Her finner du mer informasjon om hvordan du kommer i gang.