Hvordan IT-ledet samarbeid kommer til å definere kontorarbeidsplassen etter COVID-19

Dette har gitt rom for refleksjon, og store som små bedrifter har revurdert de digitale løsningene sine. Fordi mange som arbeider hjemmefra, mangler kontorbasert teknologi – inkludert tilgang til skriver – har medarbeidere, beslutningstakere og IT-avdelinger måttet tilpasse tankegangen på en måte de aldri hadde kunnet forestille seg. Vi har også hjulpet kontorer med å bruke Brother merkemaskiner til å skrive ut synlige og lettleste skilt og merkelapper rundt helse og sikkerhet i forbindelse med COVID-19.

For å bidra til produktivitet og sørge for at bedriftene finner seg til rette med den nye måten å arbeide på, mener vi det er behov for et større digitalt samarbeid, med IT-avdelingene i bresjen, rettet mot at medarbeidere og ledelse skal forstå og kunne implementere behovene knyttet til det å jobbe digitalt og eksternt.

«Kunde» tilfredshet

Medarbeiderne har i stadig større grad gått over til å bli mer som kunder enn kollegaer av IT-avdelingene, og IT-teamene må derfor sette fokus på «kundetilfredshet». For noen IT-avdelinger er denne tilnærmingen nærmest nytt land og krever at de tilpasser kompetansen sin og utvikler en kundeservicestyrt tilnærming.

Hva brukerne ønsker kontra hva de trenger, er noe som må evalueres, for å sikre at det blir levert digitale løsninger som gir best mulig resultater og holder budsjettet. Det er viktig å ta hensyn til både IT-avdelingen – som hele tiden får nye roller og nytt ansvar – og belastningen på medarbeidere etter hvert som de må tilpasse seg nye måter å arbeide på.

For å kunne utvikle løsninger er det selvsagt en rekke kompliserende omstendigheter å ta hensyn til, for eksempel den økte bruken av eksternt arbeid kontra behovet for utskrifter fra kontoret. Desentralisering av utskrift for å unngå at brukerne samler seg ved én maskin på kontoret, bidrar her ikke bare til sosial avstand, men gjør også medarbeiderne mer produktive.

IT-beslutningstakere vil fortsatt måtte bruke ekspertkunnskapen sin til å lede utrullinger av teknologi, samtidig som en samarbeidsbasert tilnærming ved bruk av metoder som medarbeiderundersøkelser, idédugnader og nettkurs kan være den mest vellykkede fremgangsmåten for å utvikle nye arbeidsmåter og fremtidige prosesser som gjør alle fornøyde og ikke minst trygge.

Hvor samkjørte er IT-avdelingene og medarbeiderne?

En studie¹ gjennomført før covid avdekket at IT-beslutningstakere hadde ulikt syn når det gjaldt digitale løsninger – en meningsforskjell som kan ha forandret seg under pandemien.

I henhold til del 2 av Quocircas rapport Print 2025 bestilt av Brother mente bare 36 % av alle kontorarbeidere at utskrift ville være svært eller ganske viktig for bedriften deres i 2025, sammenlignet med 65 % av IT-beslutningstakerne.

Dette er en mening som sannsynligvis har endret seg etter den siste tidens hendelser, fordi medarbeiderne kanskje ikke har verdsatt utskrift så lenge de hadde muligheten lett tilgjengelig. Når de så må arbeide uten enkel tilgang til utskriftstjenester, har de kanskje innsett betydningen disse har for arbeidsplassen.  Utskrift er et viktig verktøy, uansett om du skriver ut for å arkivere viktige dokumenter, for å kunne lese korrektur på en enklere måte eller for å ha alt lett for hånden på et møte.

Studien viste også at 62 % av kontorarbeidere synes at samarbeidsverktøy som meldingstjenester, skjermdeling og lyd- og videokonferanser er langt viktigere, sammenlignet med 45 % av IT-beslutningstakerne.  

Med den store overgangen til jobbing hjemmefra er det sannsynlig at IT-teamene har endret mening om samarbeidsverktøy, i og med den store økningen i nytten av nettverktøy for medarbeiderne. IT-avdelingen må derfor samarbeide med beslutningstakere om å iverksette de mest vellykkede tiltakene og til og med prøve ut forskjellige metoder for å finne ut hvilken av dem som er best for bedriften.

Fremtidig utskrift

Det forventes at livet på kontoret slik vi kjenner det, vil endres for alltid i kjølvannet av pandemien, og det blir spennende å se hvordan bedriftene tilpasser seg den «nye normalen».

Det er mye som tilsier at vi får et større skifte mot å jobbe hjemmefra, og at virtuelle møter og konferanser under flere omstendigheter kommer til å erstatte det tradisjonelle møtet ansikt til ansikt. Som en fremtidig utskriftsløsning kan bedrifter vurdere å desentralisere skriverne eller til og med tilby skrivere til de ansattes hjemmekontor, en løsning som Brother nylig har introdusert for visse store og mellomstore bedrifter.

Hyperdistribuert utskrift gir medarbeiderne samme fordeler og utskriftsfunksjonalitet hjemme som på kontoret, samtidig som de opprettholder kontroll- og styringsprotokollene som selskapet har etablert.

I tråd med at tilnærmingene til arbeid stadig endres, er utsiktene for fremtidens kontor usikre.  Det er imidlertid avgjørende at IT-avdelinger fortsetter å ha kontakt med medarbeiderne sine og samarbeider digitalt om å utvikle de løsningene som er mest kostnadsbesparende og effektive for bedriftene, og samtidig best egnet for de fremtidige behovene og sikkerheten til teamene.

Du kan lese mer om våre digitale løsninger her.


_{1 Quocirca Print 2025 Phase Two Report commissioned by Brother}