Managed Print Services (MPS) vil si styrte utskriftstjenester og er programmer som utskriftsleverandørene tilbyr for å styre utskriftsenhetene dine, som skannere, telefakser og kopimaskiner. Disse programmene kan hjelpe organisasjoner med å oppnå større effektivitet, produktivitet og informasjonssikkerhet, fordi de overvåker bruk, bytter ut forbruksvarer og oppfyller organisasjonens utskriftsbehov. Managed Print Services tilbyr store så vel som små organisasjoner mange av fordelene som omtales her. Nedenfor kan du lese mer om følgende 7 viktige fordeler ved Managed Print Services:
Mengden tid medarbeiderne dine bruker på skriverrelaterte oppgaver kan være frustrerende. Prosessen med å skrive ut, skanne, kopiere eller fakse dokumenter på gammel maskinvare eller dårlig konfigurert programvare er bare begynnelsen. I tillegg kommer tiden som går med til å fikse problemer på de ulike enhetene og bytte ut blekkpatroner og toner. En Managed Print Service (MPS) skal kunne identifisere slike problemer, slik at medarbeiderne kan bruke tiden til å fokusere på andre ting.
Å vedlikeholde enkeltenheter hver for seg koster mer enn å ha et automatisert, skybasert system der dette kan gjøres i større målestokk. Med Managed Print Services (MPS) kobles enheter til ett og samme overvåkingssystem for å sikre at levering av utskiftingstoner og reparasjoner skjer til riktig tid.
En grundig utskriftsrevisjon og -vurdering kan identifisere måter å konsolidere maskinvaren din på. Altfor mange enheter spredt rundt i organisasjonen koster tross alt mer å vedlikeholde og krever både plass og strøm. En utskriftsekspert kan beregne den faktiske kostnaden ved en ad hoc-tilnærming og identifisere måter å spare på.
Totalt sett er det klart at en MPS-løsning kan gi betydelige kostnadsbesparelser sammenlignet med skriverinstallering og -vedlikehold.
De ulike avdelingene i en organisasjon kan ha forskjellige utskriftsbehov. Etter en første vurdering av en organisasjons nåværende og fremtidige behov, skal Managed Print Service-leverandøren kunne anbefale et skreddersydd opplegg for disse avdelingene. Dette kan for eksempel innbefatte utskrift fra mobile enheter eller utenfor organisasjonen, eller behovet for å skrive ut spesielle dokumentstørrelser og -formater som du bruker regelmessig.
I henhold til Computing har over halvparten av IT-lederne som var med i spørreundersøkelsen i 2015, allerede gått over til Managed Print Services med en betal-per-side-løsning (se diagrammet over). I forbindelse med enhetsnettverket ditt får du også tilgang til instrumentpaneler for sanntidsbruk og prognoseverktøy. Dette gjør det enklere for deg å styre budsjettet ditt.
Lavere forbruk av papir, strøm og forbruksvarer er et ledd i det å være en ansvarlig bedriftsborger. Med et overvåkingssystem på plass som en del av Managed Print Service-pakken, skulle du være i stand til å identifisere og spore nivåer av utskriftsbruk. Du står da bedre rustet til å gripe inn og redusere miljøavtrykket ditt. Og når du har gjort det, kan du vise resultatene av innsatsen for redusert papirforbruk i bedriftens samfunnsansvarsrapport.
De mest vellykkede organisasjonene er opptatt av å forbedre prosessene sine kontinuerlig, slik at de holder seg i forkant. Dette kom tydelig frem av spørreundersøkelsen som Computing gjennomførte i 2015. Ta en titt på de mange og varierte teknologiprosjektene IT-lederne hadde planlagt for arbeidsplassen i løpet av de kommende 24 månedene, i diagrammet over.
Med de riktige Managed Print Service-løsningene kan du optimalisere arbeidsflyten og legge til produkter ved behov.
Hva er fordelene med en desentralisert utskriftspark? Les mer
I henhold til en gruppe IT-ledere som deltok i en spørreundersøkelse som Computing gjennomførte for Brother UK, ønsker 28 % å innføre sikker utskriftsteknologi eller oppnå enda større utskriftssikkerhet. Dette er ingen overraskelse, med tanke på den stadig overhengende faren for tyveri av immaterielle rettigheter og brudd på informasjonssikkerheten. Så hvordan bidrar en Managed Print Service til å dempe disse truslene?
En organisasjonsomfattende utskriftvurdering i forbindelse med en MPS kan identifisere utskrifts- og IP-sikkerhetsrisikoer som organisasjonen står overfor. Det påfølgende MPS-programmet skal bidra til å dempe slik risiko med en skreddersydd plan for utskriftssikkerhet. Dette kan omfatte anbefaling av rutiner for pålogging til skriveren, for å hindre at dokumenter stjeles fra utkurven. Det kan innbefatte avfalls- og dokumenthåndtering. Det kan også innbefatte installering av flerfunksjonsskrivere med automatisk sletting av harddisk, og nettverksløsninger som reduserer faren for at hackere får tilgang til informasjon.
Og ved å ha bare én utskriftsleverandør som innfører MPS, gir det seg nesten selv at antallet personer som har tilgang til nettverksenhetene dine, går ned. Denne vanlige sikkerhetstrusselen bør ikke undervurderes.
Hva er teknologitrendene for 2025? Les mer
Les mer om administrasjon, sikkerhet og kontroll av dokumenter og Print Management Systems (PMS)
