Din veiledning til utskriftshåndtering på tvers av steder

For å kunne gi deg best mulig service får du her noen tips til hva du bør tenke på ved innføring av Managed Print Services (MPS) på tvers av steder.

1. Definer viktige krav på forhånd

Du forventes ikke å ha alle svarene, men for å være best mulig forberedt er det lurt å ha tenkt gjennom flest mulig krav, slik at leverandøren din har et godt grunnlag for å komme tilbake med en omfattende løsning som oppfyller dine spesifikke behov. Viktige hensyn er for eksempel hvilken programvare tjenesten din skal fungere med, og hvilke arbeidsflytprosesser som er viktige for virksomheten. Ved å lage en konkret liste over SLA-krav, milepæler for implementering og rapporteringskrav på forhånd, sørger du for at du ikke får problemer med utskriftsløsningene dine senere.

2. Finn riktig passform

Selv om du kan sikre enhetlig service på tvers av steder, er det lite sannsynlig at alle kontorer har de samme fysiske målene. En dårlig tilpasset skriver kan virke overraskende forstyrrende på produktiviteten, så det lønner seg å ha en god forståelse for de spesifikke stedene der skriverne skal stå. Da er du godt rustet til å oppfylle de unike behovene på det enkelte kontoret, samtidig som du sørger for den styringen og lønnsomheten du krever sentralt. I Brother tilbyr vi veiledning og gjennomfører vurderinger for flere steder og et stort antall enheter, slik at du kan være sikker på at skriverne får en mest mulig effektiv plassering.

3. Gjennomfør analysen

En Managed Print Service (MPS) skal bidra til effektivitet på flest mulig områder – særlig med tanke på medarbeidernes tid og ytelse. En god leverandør passer på at du ikke overspesifiserer kravene dine i vurderingsfasen og dermed får ekstra kostnader. En multifunksjonsenhet med en rekke avanserte alternativer kan forvirre og forstyrre brukere med enkle utskriftsbehov og minimal opplæring. Ved hjelp av analyse og brukertesting kan du presentere kostnadsbesparende ideer, samtidig som du sørger for at alle deler av virksomheten får oppfylt behovene sine. Brother sin skreddersydde tilnærming til levering av utskriftsløsninger sørger for at du får den ytelsen du trenger, uten å måtte betale for unødvendige funksjoner eller bruke tid på unødvendig opplæring.

4. Rapporter og rekonfigurer

Benytt programvare for utskriftsstyring til å skaffe deg full oversikt over bruken på alle stedene der virksomheten holder til. Da kan du følge med på oppetid og kostnader og forsikre deg om at alt går som det skal. En enorm fordel med utskriftsstyring er at den kan betale seg selv; jo mer du lærer av rapportering, jo mer kan du finjustere tjenesten slik at den både gir bedre ytelse og økt kostnadseffektivitet. Programvare for utskriftsstyring kan også gi deg bedre kontroll over skriverparken. Med utskriftsstyringsfunksjonalitet kan du definere og justere rettigheter, som fargeutskrift av viktige tider på året, alt fra virksomhetens hovedkontor.

5. Sørg for sikkerhet på hvert enkelt sted

Håndtering og overføring av personlige dokumenter kan være forbundet med kompliserte sikkerhets- og personvernspørsmål. Hvis du velger en styrt utskriftstjeneste med mulighet til å digitalisere dokumenter direkte i sikre nettverksmapper, kan du ivareta konfidensialiteten over hele linjen. Det setter også en stopper for kostnadene og risikoen ved å bruke post eller e-post til å sende sensitive dokumenter mellom de ulike stedene. For å sørge for fortgang i dette kan Brother også opprette tilpassede arbeidsflytknapper, som du har tilgang til direkte fra maskinens berøringsskjem.

I tillegg bør du også benytte deg av sikre utskriftsutskriftsløsninger, som gir deg mulighet til å begrense visse funksjoner til spesifiserte enheter og motvirke eksterne cybersikkerhetstrusler. Disse kan kombineres med pull-utskrift, som betyr at dokumenter ikke skrives ut før et ID-kort eller en brukerspesifikk PIN-kode benyttes. I tillegg til å redusere svinn bidrar dette til sporing av bruk, slik at du kan gjøre rede for hver enkelt side som skrives ut på de ulike stedene.

Forbered så med riktig partner

En styrt utskriftstjeneste gir fordeler for hele organisasjonen, men en vellykket utrulling er avhengig av riktig forberedelse. Til dette kreves riktig partner. Du trenger noen som virkelig går inn for å forstå akkurat hvilke behov virksomheten har, og som deretter skreddersyr en unik løsning for den. Når dette er gjort, må de være tilgjengelige for å kunne finjustere og optimalisere tjenesten. I Brother begynner vi med en strukturert konsultasjon med en av våre spesialister på styrte utskriftstjenester, for å sikre en perfekt start for løsningen din.

Brother leverer teknologiløsninger for virksomheter av alle størrelser og på tvers av en rekke sektorer. Vår tilnærming til styrte utskriftstjenester er basert på de tre fasene; vurdering, overgang og optimalisering og gir bedre effektivitet og produktivitet for virksomheter som har kontorer flere steder. På toppen av det hele kommer et uovertruffent engasjement for personlig service og support.

Les mer om Brother sine MPS-løsninger.