Fem hensyn å ta ved kjøp av skrivere for en ekstern arbeidsstyrke

Økningen i å jobbe eksternt har tvunget bedrifter til å tenke annerledes om utskriftsløsninger – særlig behovet for å gjøre utskrift enklere for arbeidstakerne, uansett hvor de befinner seg. 

Når bedriftene ser på hvordan de kan hjelpe arbeidstakerne i disse utfordrende tidene, er enheter som muliggjør fjernarbeid og gir enkel integrering med hjemmenettverkene, helt avgjørende for at både medarbeiderne og bedriften din skal ha nytte av dem.

Hvis du har ansvar for å velge IT-utstyr i bedriften din, bør du derfor stille deg følgende spørsmål: «Hvilke fem ting er det jeg bør tenke på ved kjøp av skrivere for en ekstern arbeidsstyrke?»

 1. Tilkoblingsmuligheter og enkelhet:

Den gjennomsnittlige arbeidstakeren er ikke en IT-ekspert, og en viktig prioritering bør derfor være å gjøre det mindre teknisk avansert for dem å installere, feilsøke og vedlikeholde skrivere. Gir du medarbeiderne dine færre ting å bekymre seg for, unngår du også bortkastet tid på servicetelefoner og unødvendig nedetid – slik at de kan ha fokus på det de er gode i og kan fortsette å gjøre jobben sin.

Og vi vet at folk ikke alltid jobber på en PC når de arbeider hjemmefra. Du kan derfor bidra til opprettholdt effektivitet og smidigere gjennomføring av oppgaver ved å tilby apper for smarttelefon og nettbrett. 

For å hjelpe medarbeiderne dine med å arbeide mer effektivt hjemmefra kan du vurdere om de kan ha nytte av en kortvarig Managed Print Service (MPS)-avtale, som gir dem alt de trenger for å være produktive. I tillegg til maskinvaren kan du inkludere ekstern installering, automatisk bestilling og levering av toner – og muligheten til å identifisere og løse problemer eksternt gjør livet enklere og sikrere for alle.

 2. Bedre plassutnyttelse:

For bedrifter ble effektiv utnyttelse av kontorplass regnet som viktig også før sosial avstand. Men etter hvert som folk nå gjør om gjesterom og kjøkkenbord til arbeidsplasser, har valg av lite plasskrevende utskriftsenheter blitt viktigere enn noensinne.

Hvis bedriften din vurderer å investere i enheter for ansatte som jobber eksternt, bør du tenke på at hjemmekontorbrukere ikke nødvendigvis trenger en enhet med avanserte spesifikasjoner. I tillegg kan begrenset plass være en hindring for mange. Da kan kompakte maskiner med små fotavtrykk få mest mulig ut av den lille plassen som er tilgjengelig. 

Etter hvert som bedriftene i stadig større grad løser andre utfordringer knyttet til arbeid eksternt, som tilkobling, samarbeid og sikkerhet, begynner brukerne å forvente det samme forbedringsnivået over hele linjen. Det vil si at de forventer å ha nærmest full kontorfunksjonalitet hjemme. På kort sikt vil du kanskje bruke lengre tid på å finne den rette balansen mellom brukernes plassbegrensninger og forventningene deres til funksjonalitet, men på lang sikt gir dette fordeler med tanke på brukertilfredshet.

3. Miljøspørsmål:

Bedrifter og deres ansatte blir stadig mer miljøbevisste. Folk ønsker oftere enn før å handle fra bedrifter som har bærekraftige prosesser på plass¹ – og de ansatte ønsker arbeidsgivere som tar bærekraft på alvor². 

Vi vet at bedrifter vanligvis kun vurderer skriverens bærekraft i driftsfasen av skriverens livssyklus, fordi det er her de største kostnadene påløper (forbruksvarer og strøm). Men hvilke hensyn bør bedrifter ta for å ivareta bærekraften for medarbeidere som arbeider hjemmefra? 

Det er viktig å være oppmerksom på at selv om bærekraftgevinster her reduserer kostnader, er bærekraft noe som må vurderes på hvert eneste trinn av utstyrets livssyklus for virkelig å utgjøre en forskjell. Dette innbefatter enheter som kanskje står på arbeidstakernes hjemmekontor, og bedrifter må sørge for at utstyret som tilbys, står i forhold til arbeidet som utføres. 

Spør deg selv: Kommer skriveren fra en bærekraftig kilde? Tilbyr leverandøren kostnadsfri innsamling og resirkulering av tonerkassetter? Og kasserer de dem for meg i tråd med EUs avfallsdirektiv for elektrisk og elektronisk utstyr?

4. Sikkerhet: 

Ethvert selskap sier at datasikkerhet er av største betydning. Men når fokus ligger på å beskytte servere, datamaskiner og databaser, er det lett å glemme at skrivere må være like sikre som de andre enhetene i nettverket ditt. 

Fordi det er usannsynlig at folks hjemmenettverk har sikkerhet på bedriftsnivå, må du passe på at du ikke åpner en bakdør til det ellers så sikre nettverket ditt.

Ansatte på hjemmekontor, som står uten den fordelen et sikkert nettverk bak en brannmur på bedriftsnivå gir, kommer til å trenge hjelp med å håndtere skriversikkerheten. Disse problemene kan løses ved å velge skrivere med sikkerhetsfunksjoner på høyt nivå, f.eks. komplett kryptering – du kan lese mer om å beskytte dataene dine i våre blogginnlegg om utskriftssikkerhet.

Hvis dine medarbeidere som jobber eksternt har sine egne skrivere, råder vi deg til å spørre dem om hvilke sikkerhetsfunksjoner de har, for å forsikre deg om at de oppfyller sikkerhetsstandardene dine, før du samtykker til at de kan bruke dem. Og til slutt må du forsikre deg om at du lukker sikkerhetssløyfen ved å gi de ekstern arbeidende mulighet til å makulere og kvitte seg med konfidensiell informasjon på en trygg måte.

5. Kostnadseffektivitet: 

Etter hvert som bedrifter fortsetter å navigere i utfordringene ved ressurser og administrasjon av behovene til en ekstern arbeidsstokk, er eventuelle trinnvise besparelser på tid, effektivitet og kostnader viktige bidrag til lønnsomhet.

En investering i en Managed Print Service (MPS) gjør det enkelt å spore skriverbruken i detalj – og hjelper deg med å identifisere områder der du kan optimalisere utskriften og oppnå den ytterst viktige kostnads- og effektivitetsgevinsten. Med en MPS kan bruken ikke bare begrenses til håndtering av forbruk, men kontrakten dekker også vedlikeholdsstøtte, slik at du unngår uforutsette kostnader hvis en enhet slutter å fungere. 

En enkel måte å bidra til lavere kostnader for deg og medarbeiderne dine på, i tillegg til en MPS, er å sette opp skrivere slik at de kjører på en mer økonomisk måte. Ved for eksempel å aktivere hvilemodus i innstillingene reduseres energiforbruket når en skriver ikke er i bruk. Og du kan redusere mengden toner og papir du bruker ved for eksempel å nedgradere utskriftskvaliteten på kladder, skrive ut i gråskala eller skrive ut flere sider på samme side.

 
Les om de fem viktigste funksjonene du får med Managed Print Service (MPS) her.

Kilder:
1. www.entrepreneur.com: "It's Official: Customers Prefer Sustainable Companies" - Desember 2018
2. ft.com: "Jobseekers want employers to commit to meaningful social impact" - Oktober 2019